Come dare feedback negativi in modo efficace

Una delle più grandi responsabilità che i manager di impresa devono assumere nello svolgimento del loro ruolo è certamente quella di confrontarsi con i propri collaboratori e dare feedback negativi.

Non si tratta certamente della funzione più piacevole! E, se i feedback negativi non sono gestiti correttamente, possono generare danni duraturi all’organizzazione.

Ecco perché, nelle prossime righe – prendendo spunto da questo interessante articolo di Steve Vamos su HBR -abbiamo provato a riassumere 5 suggerimenti che miglioreranno la tua capacità di dare feedback negativi la prossima volta che ne avrai l’occasione.

Agire al momento giusto

Il primo consiglio che vogliamo condividere con tutti i nostri lettori è quello di agire al momento giusto, dando il feedback negativo prima di attendere troppo a lungo.

È ben noto che la conversazione in cui si devono condividere i feedback negativi non sia certo quella più semplice da affrontare. Per chi riceve i feedback negativi, infatti, si tratta di un evento che può determinare pessimismo, frustrazione, nervosismo, stress. Tuttavia, lo stesso stress è a volte determinato anche in capo a chi deve fornire i feedback negativi.

Ecco dunque che il primo spunto di discussione e di condivisione è certamente quello di affrontare tempestivamente i problemi. Nella maggior parte dei casi, infatti, non si “correggeranno” da soli con il tempo e, anzi, se non vengono affrontati in maniera ponderata e consapevole, finiranno con l’aggravarsi.

La cosa migliore da fare è invece di norma quella di fornire un feedback critico non appena si verifica il problema o, comunque, non appena si ha l’opportunità di ricostruire quanto accaduto. Trascurare i piccoli problemi potrebbe creare un effetto a valanga che finirà con il peggiorare la situazione.

Prepararsi adeguatamente prima di dare il feedback negativo

Il secondo spunto che vogliamo evidenziare è legato alla necessità di prepararsi adeguatamente prima di avviare la discussione sulla prestazione negativa del proprio collaboratore, che scaturirà il feedback negativo.

Pertanto, prima di iniziare la conversazione con il collaboratore, è bene essere certi di ciò che è accaduto, di quali siano le proprie aspettative e quali gli obiettivi che si intendono raggiungere, dei punti di forza e degli aspetti di miglioramento del collaboratore, e così via.

Solamente una buona comprensione di partenza e la corretta comunicazione di ciò che ci si aspetta dal collaboratore, potrà trasformare il feedback negativo in un momento proficuo per il futuro della tua organizzazione.

Porre le domande giuste

Per ottenere i risultati sperati dalla conversazione con il collaboratore che sarà interessato dai feedback negativi, è fondamentale porre le domande giuste.

In sintesi, piuttosto che focalizzare l’attenzione solamente sul fatto che il collaboratore non si sia comportamento come auspicato, prova a porre domande aperte su come vadano le cose al lavoro o nel suo ruolo. Domande aperte come queste possono stimolare la conversazione e capire il punto di vista dell’altra persona, comprese le preoccupazioni con cui potrebbe avere a che fare. Sapere da dove arrivano i suoi problemi ti aiuterà infatti di fornire consigli diretti su come risolverli.

Nel momento in cui il collaboratore inizierà a rispondere, sospendi il giudizio e ascolta attivamente, rispettando le sue ragioni: ciascuna di esse richiederà infatti una diversa linea di azione: come evidente, la strada per aiutare il dipendente a risolvere i suoi problemi di salute sarà diversa rispetto a quella che permetterà di risolvere una condizione di scarse indicazioni chiare sulle aspettative o sulla mancanza di motivazione.

Capire che il problema non è la persona

Nel momento in cui si affronta una conversazione sulle prestazioni negative del collaboratore, è fondamentale capire che il problema non è la persona: meglio invece concentrarsi sul lavoro in sé, ponendosi – in qualità di leader – come facilitatore tra le esigenze dell’azienda e quelle (e le capacità) del collaboratore.

Assumere un ruolo di facilitatore può infatti ridurre in modo significativo la pressione emotiva che si può provare durante le conversazioni più difficili, come quelle che elaborano i feedback negativi. Così facendo, peraltro, puoi ridurre anche la possibilità che il collaboratore si senta attaccato personalmente dal feedback.

Crea un percorso per il miglioramento

Il feedback critico o negativo non può esaurirsi nel fornire indicazioni. Dopo aver identificato i fattori che influenzano le prestazioni di un dipendente, è opportuno lavorare con lui su come affrontare i problemi sollevati. Se infatti si salta questo passaggio, il collaboratore non avrà a disposizione un percorso per misurare i suoi progressi e migliorare in modo sostenibile.

Per questo motivo è consigliabile fissare dei momenti di confronto periodico per capire non solo che cosa ci si aspetta dal dipendente, bensì anche quali sono le tappe fondamentali e le date di check-in in cui incontrarsi per un nuovo feedback sui progressi e sapere come sta andando dal suo punto di vista.

Se compaiono nuovi ostacoli, o quelli precedenti non sono ancora rimossi, è possibile usare questi check-in per affrontarli e modificare il piano, se necessario.